Protokół nr 14
z kontroli w Urzędzie Gminy Sulików
w dniu 28 sierpnia 2008 roku o godz. 1630
Kontrolę przeprowadził Zespół w składzie:
- Grzegorz Konarski – Przewodniczący Komisji,
- Stanisław Cap – członek Komisji,
- Regina Solska – członek Komisji,
- Marian Kurek – członek Komisji.
Kontrolę przeprowadzono w obecności Lidii Rychtarczyk – Sekretarza Gminy Sulików.
Zakres kontroli obejmował:
-Zasady zatrudniania pracowników i zmiany stanowisk pracy podległych Wójtowi Gminy Sulików.
Sekretarz Gminy – Lidia Rychtarczyk przedstawiła szczegółową informację na temat stanu zatrudnienia w Urzędzie Gminy Sulików w tym: zasad zatrudniania pracowników i zmian stanowisk pracy podległych Wójtowi w Urzędzie Gminy Sulików i stanu zatrudnienia.
Przedstawione informacje:
STAN ZATRUDNIENIA URZĘDU GMINY SULIKÓW:
Na dzień 31.12.2006 r. stan zatrudnienia w Urzędzie Gminy wynosił 26 pracowników, na dzień 31.12.2007 r. 29 pracowników. Obecnie na dzień 28.08.2008 r. Urząd zatrudnia 27 pracowników, w tym:
-4 osoby kierownictwa (Wójt, Zastępca Wójta, Skarbnik, Sekretarz),
- główną księgową,
- kierownik USC,
-7 inspektorów,
-2 podinspektorów,
-4 referentów,
-4 młodszych referentów,
-2 kierowców,
-2 sprzątaczki.
Wójt udzielił Naczelnikowi Wydziału Rozwoju Gminy i Ochrony Środowiska bezpłatnego urlopu w celu podjęcia zatrudnienia w MSWK SUPLAZ na stanowisku Kierownika Jednostki Realizującej Projekt na okres od 10 września 2008 roku do dnia zakończenia realizacji inwestycji pn. „Uporządkowanie gospodarki wodno - ściekowej gmin leżących w zlewni rzeki Czerwona Woda”.
W latach 2006-2008 zmiany w zatrudnieniu były następujące:
Rok 2006:
-2 osoby przeszły na emeryturę,
-2 osoby z Wydziału Finansowego zostały zwolnione (jedna została zwolniona za obustronnym porozumieniem stron po wykorzystaniu maksymalnego czasu przebywania na zwolnieniu lekarskim, druga, zatrudniona na jej miejsce stażystka, została zwolniona po 3 miesięcznym okresie próbnym),
-w grudniu został przeprowadzony nabór na stanowisko kierownika USC.
Rok 2007:
-przeprowadzono 5 naborów, w tym dwa nabory do Wydziału Finansowego, jeden do sekretariatu, na zastępstwo na stanowisko ds. ochrony środowiska oraz na stanowisko ds. obsługi organów gminy,
-zmienił się pracownik na stanowisku sprzątaczki,
-nastąpiła zmiana na stanowisku Sekretarza Gminy,
-dwie osoby odeszły na emeryturę,
-nie zawarto kolejnej umowy z pracownikiem z Wydziału Finansowego (po 3 miesięcznym okresie próbnym).
-w ramach porozumienia z Urzędem Pracy zatrudniono jedna osobę na prace interwencyjne.
01-01-2008 do 28-08-2008: - przeprowadzono sześć naborów:
-jeden konkurs przeprowadzono na okres zastępstwa na stanowisko ds. ochrony środowiska,
-jeden do Wydziału Finansowego (nastąpiła rezygnacja wyłonionego kandydata),
-jeden na stanowisko Kierownika USC (unieważniony),
-jeden na stanowisko ds. ochrony środowiska,
-jeden do Wydziału Finansowego (nie wyłoniono kandydata),
-jeden do Wydziału Finansowego (obecnie ogłoszony).
Dodatkowo do 30.06.2008 roku skończyło staż trzech bezrobotnych absolwentów a od 13.08.2008 r. trzymiesięczny staż odbywa jeden absolwent.
W lipcu 2008 roku wygasła umowa o prace interwencyjne.
Spośród 22 pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych 16 osób posiada wykształcenie wyższe, 4 osoby posiadają wykształcenie średnie i nie kontynuują nauki.
2 osoby uzupełniają wykształcenie na studiach w systemie zaocznym.
Pracownicy Urzędu biorą udział w szkoleniach i dodatkowych kursach, przez co poszerzają swoje umiejętności.
ZASADY ZATRUDNIANIA PRACOWNIKÓW URZĘDU:
W 2006 roku dokonano zmiany w ustawie o pracownikach samorządowych (Dz.U.06.170.1218), wprowadzając obligatoryjne konkursy. W 2006 roku zarządzeniem wewnętrznym Wójta nr 4/06 został wprowadzony regulamin przeprowadzania naboru w Urzędzie Gminy Sulików.
Komisja zapoznała się z wybranym losowo kompletem dokumentów z przeprowadzonego naboru, na który składa się:
- Ogłoszenie o naborze na stanowisko urzędnicze, zamieszczone na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej, które zawiera:
-przewidywany termin zatrudnienia,
-wymagania niezbędne (wykształcenie, wiedza z zakresu wymaganych przepisów, umiejętność obsługi komputera),
-wymagania dodatkowe (np. umiejętność organizowania pracy własnej, dyspozycyjność, zdyscyplinowanie),
-zakres czynności na danym stanowisku,
-wymagane dokumenty aplikacyjne, które należy złożyć w Urzędzie Gminy Sulików do dnia określonego w ogłoszeniu.
- Zarządzenie Wewnętrzne Wójta Gminy Sulików w sprawie powołania komisji rekrutacyjnej do przeprowadzenia naboru na wolne stanowisko urzędnicze.
Komisja składa się z przewodniczącego (najczęściej Sekretarza Gminy) oraz z dwóch członków, czyli osób związanych merytorycznie ze stanowiskiem, na które przeprowadzany jest nabór.
Komisja dokonuje wstępnej analizy złożonych ofert, sprawdza czy kandydaci złożyli wymagany w ogłoszeniu komplet dokumentów, oraz czy spełniają określone wymogi.
Jest to tak zwany I etap selekcji kandydatów.
- Lista kandydatów spełniających wymagania formalne zostaje umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej. Po ukazaniu się listy kandydatów, osoby, które zakwalifikowały się do konkursu są informowane telefonicznie o terminie rozmowy kwalifikacyjnej.
- Protokół z przeprowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej.
Rozmowa kwalifikacyjna składa się z dwóch części. W pierwszej przeprowadzany jest test sprawdzający wiedzę i umiejętności z zakresu danego stanowiska, w drugiej przeprowadzana jest rozmowa z kandydatem, podczas której omawiane są wyniki testu i zadawane dodatkowe pytania. Testy są przygotowywane przez Komisję Rekrutacyjną, zawierają pytania zamknięte i otwarte, punktowane są w skali 0-10. Również pytania dodatkowe są punktowane w skali od 1-10. Na ostateczny wynik składa się średnia liczba uzyskanych punktów w teście sprawdzającym i w pytaniach dodatkowych. Następnie Komisja sporządza protokół z przeprowadzonego naboru, w którym przedstawia liczbę punktów zdobytych przez poszczególnych kandydatów, ze wskazaniem osoby, która uzyskała największą ilość punktów. Protokół zostaje zatwierdzony przez Wójta Gminy.
Osoba wyłoniona w naborze jest zatrudniana początkowo na 3 miesięczny okres próbny,
jeżeli sprawdzi się na stanowisku zostaje zatrudniona na czas określony lub czas nieokreślony.
Dodatkowo Komisja zapoznała się ze zmianami, jakie wniósł nowy Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy z dnia 6 maja 2008 wprowadzony Zarządzeniem Wójta nr II/93/08:
-zlikwidowano wydziały: Wydział Rozwoju Gminy i Ochrony Środowiska oraz Wydział Ogólno – Społeczny,
-utworzone zostały samodzielne stanowiska,
-wprowadzono podział na trzy piony: Pion Sekretarza, Pion Skarbnika i Pion Zastępcy Wójta, osoby te sprawują nadzór nad pracownikami należącymi do ich pionu.
-uzupełnione zostały zakresy czynności pracowników na samodzielnych stanowiskach, przede wszystkim o zadania, nie objęte dotychczasowym zakresem czynności.
Komisja zapoznała się ze schematem organizacyjnym Urzędu Gminy (zał. Nr 1 do Zarządzenia Wójta nr II/93/08).
W schemacie znalazły się dodatkowe stanowiska pracy:
-stanowisko ds. koordynacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych wprowadzone zarządzeniem nr II/61/07 Wójta Gminy Sulików z dnia 15 listopada 2007 roku.
-stanowisko informatyka wprowadzone zarządzeniem nr II/93/08 Wójta Gminy Sulików z dnia 6 maja 2008 roku.
SPOSTRZEŻENIA KOMISJI:
1. Większość osób zatrudnionych w Urzędzie Gminy posiada wykształcenie wyższe lub studiuje.
2. Kadra Urzędu jest odmładzana; na miejsca pracowników odchodzących na emeryturę przychodzą młode, wykształcone osoby.
3. Urząd zatrudnia stażystów (bezrobotnych absolwentów szkół).
4. Zdaniem Komisji obecne zasady naboru pracowników pozwalają na szersze poznanie umiejętności kandydatów, dokładniejsze sprawdzenie ich wiedzy i predyspozycji.
5. Zmiany wprowadzone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy usprawniają pracę Urzędu oraz likwidują dodatkowy szczebel podległości służbowej.
6. Znaczna ilość osób zatrudnionych w Urzędzie Gminy pochodzi z terenu Gminy Sulików.
WNIOSKI KOMISJI:
Komisja pozytywnie oceniła politykę zatrudniania w Urzędzie Gminy Sulików. Sposób naboru nowych pracowników pozwala na dokonanie selekcji kandydatów, poprzez sprawdzenie ich wiedzy i predyspozycji.
Kontrolę zakończono o godz. 18 20.
Wójt Gminy Sulików: Członkowie Komisji Rewizyjnej:
1. Grzegorz Konarski………………………
2. Stanisław Cap ………………………
3. Regina Solska ………………………
4. Marian Kurek .……………………...
Protokół sporządziła:
A. Adamiak
