z kontroli przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Sulików

w dniu 29 września 2008 roku o godz. 16 ³⁰

 

Kontrolę przeprowadził Zespół w składzie:

 

Kontrolę przeprowadzono w obecności Lidii Rychtarczyk – Sekretarza Gminy oraz Władysława Szatkowskiego – pracownika Urzędu Gminy ds. administracyjno – oświatowych (w części kontroli)

 

Zakres kontroli obejmował:

I. Rozliczanie służbowych: podróży, samochodów, telefonów komórkowych i stacjonarnych

w Urzędzie Gminy Sulików i jednostkach podległych.

II. Kontrola (problemowa) funkcjonowania spółek ŁHK sp. z o. o. i SUPLAZ sp. z o. o.

 z udziałem Gminy Sulików.

 

Informację na temat rozliczania służbowych podróży, samochodów, telefonów komórkowych i stacjonarnych w Urzędzie Gminy Sulików przedstawiła Sekretarz Gminy – Lidia Rychtarczyk.

 

Koszt podróży służbowych ogółem za 2007 rok – 4.860,22 zł, w tym:

-Podróże odbyte środkami komunikacji publicznej (PKS oraz BUS) – 2.118,20 zł,

-Podróże odbyte samochodami prywatnymi – 1.239,49 zł,

-Diety – 712,00 zł,

-Podróże zagraniczne – „0”,

 

Koszt podróży służbowych za I półrocze 2008 roku wyniósł 3.162,92 zł, w tym:

-Podróże odbyte środkami komunikacji publicznej (PKS oraz BUS) – 908,34 zł,

-Podróże odbyte samochodami prywatnymi – 776,49 zł,

-Diety – 310,50 zł,

-Koszt ryczałtu (jeden pracownik) – 227,27 zł,

-Podróże zagraniczne 940,32 zł.

 

Wydatki na podróże służbowe w Urzędzie Gminy stanowiły:

-w roku 2007 – 0,37 % kosztów administracyjnych,

-w I półroczu 2008 roku – 0,37% kosztów administracyjnych.

 

Na stanie Urzędu Gminy znajdują się następujące pojazdy:

1. Autobus szkolny Jelcz DZG H 038 zakupiony 26.05.2000 r.

   Koszt utrzymania za okres od 1 stycznia 2007 r. do 30 czerwca 2008 r. wyniósł

    64 920,43 zł. Na kwotę składa się wymiana części zamiennych, olej napędowy, przegląd

    techniczny, ubezpieczenie, opłata ewidencyjna autobusu oraz opłata komunikacyjna

    i podatek od środków transportowych.

    Wysoki koszt utrzymania autobusu szkolnego wiąże się z częstymi awariami i naprawami

   pojazdu, które występują w ostatnim czasie.

   Przebieg pojazdu na dzień 30 sierpnia wynosi: 178 465 tyś km.

2. Samochód osobowy OPEL ASTRA DZG H 038 zakupiony 07.01.2002 r.

   Koszt utrzymania za okres od 1 stycznia 2007 r. do 30 czerwca 2008 r. wyniósł

   10 734,88 zł. Na kwotę składa się zakup akumulatora, pióra wycieraczek, wymiana opon,

   ubezpieczenie, opłata ewidencyjna. Samochód służy przede wszystkim do wyjazdów po

   terenie gminy oraz do rozwożenia materiałów dla radnych i sołtysów lub zaproszeń.

   Przebieg pojazdu na dzień 30 sierpnia 2008 wynosi 146 084 tyś km.

3. Samochód osobowy RENAULT LAGUNA WE 3143L wzięty w leasing 24.08.2007 r.

    Koszt utrzymania za okres od 1 stycznia 2007 r. do 30 czerwca 2008 r. wyniósł

    49 421,44 zł. Na kwotęskłada się montaż instalacji gazowej, wymiana opon, zakup filtrów,

    żarówek, koszt przeglądu technicznego, ubezpieczenie i opłaty leasingowe.

    Samochód służy do wyjazdów służbowych Wójta i pracowników Urzędu.

    Przebieg pojazdu na dzień 30 sierpnia wynosi: 31 159 tyś km.

 

Rozliczanie samochodów służbowych odbywa się na podstawie Zarządzenia Wewnętrznego Nr 2/07 Wójta Gminy Sulików z dnia 17 lipca 2007 roku w sprawie norm eksploatacyjnych oraz zasad wydawania i rozliczania zużycia paliw ciekłych przez pojazdy stanowiące własność Gminy Sulików, eksploatowanych przez Urząd Gminy Sulików oraz Zarządzenia Wewnętrznego Nr 5/07 Wójta Gminy Sulików z dnia 2 października 2007 roku w sprawie zmiany Zarządzenia Wewnętrznego Nr 2/07 Wójta Gminy Sulików z dnia 17 lipca 2007 roku w sprawie norm eksploatacyjnych oraz zasad wydawania i rozliczania zużycia paliw ciekłych przez pojazdy stanowiące własność Gminy Sulików, eksploatowanych przez Urząd Gminy Sulików.

Rozliczenie stanowią miesięczne karty drogowe. W których wpisana jest marka samochodu, nr rejestracyjny, stan licznika, norma zużycia, wyszczególnienie wyjazdów w poszczególnych dniach, rejestr zakupu paliwa, rozliczenie materiałów pędnych, dokonywane jest po zakończeniu każdego miesiąca. Za rozliczanie samochodów służbowych i autobusu odpowiada pracownik ds. administracyjno – oświatowych.

 

Wydatki na podróże służbowe w Urzędzie Gminy stanowiły:

-w 2007 roku – 1,66% kosztów administracyjnych,

-w I półroczu 2008 – 1,17 % kosztów administracyjnych.

 

Koszty rozmów telefonicznych pracowników Urzędu Gminy Sulików są następujące:

Rok 2007 - 21.613,05 zł, w tym:

-rozmowy przeprowadzone z telefonów komórkowych – 7.185,43 zł,

-rozmowy przeprowadzone z telefonów stacjonarnych – 14.427,62 zł.

Rok 2008 (I półrocze) – 10.039,50 zł:

-rozmowy przeprowadzone z telefonów komórkowych – 3.262,69 zł,

-rozmowy przeprowadzone z telefonów stacjonarnych – 6.776,81 zł.

 

Zasady korzystania z telefonów komórkowych określa Zarządzenie Wewnętrzne Nr 9/08 Wójta Gminy Sulików z dnia 1 kwietnia 2008 roku w sprawie uprawnień i zasad korzystania ze służbowych telefonów komórkowych przez pracowników Urzędu Gminy Sulików.

Z komórkowych telefonów służbowych mogą korzystać: Wójt Gminy, Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy, Skarbnik Gminy, kierowcy samochodów służbowych i autobusu oraz pracownicy odpowiedzialni za zimowe utrzymanie dróg w okresie od 15 października do 15 kwietnia każdego roku.

Rozliczanie rozmów z telefonów komórkowych odbywa się na podstawie miesięcznych zestawień rozmów telefonicznych, na których wymienieni pracownicy zaznaczają rozmowy prywatne.

Pozostali pracownicy Urzędu Gminy otrzymują, co miesiąc bilingi rozmów prowadzonych z telefonów stacjonarnych, na których zaznaczają rozmowy prywatne, następnie sporządzone zostaje zestawienie czasu i wartości wszystkich rozmów prywatnych przez pracownika ds. administracyjno - kancelaryjnych, które przekazywane jest do Wydziału Finansowego za pośrednictwem pracownika ds. administracyjno – oświatowych.

 

Komisja zapoznała się z przykładowym wykazem rozmów z telefonu komórkowego.

Użytkownicy telefonów komórkowych na abonament najczęściej nie przekraczają wyznaczonego abonamentu. W przypadku, gdy to nastąpi są to kwoty rzędu kilku złotych.

 

Na stanie Urzędu Gminy jest łącznie 11 aparatów telefonów komórkowych, w tym:

-5 telefonów na abonament, z których korzystają Wójt Gminy, Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy, Skarbnik Gminy, kierowca samochodu osobowego. Ponadto na stanie Urzędu Gminy znajduje się 6 starych aparatów telefonicznych na kartę, które są wykorzystywane np. podczas wyborów lub przez pracowników podczas okresu zimowego.

Nadzór nad prawidłowym rozliczaniem rozmów służbowych i prywatnych prowadzi Sekretarz Gminy.

 

Wydatki na rozmowy telefoniczne w Urzędzie Gminy stanowiły:

-w roku 2007 – 0,37% kosztów administracyjnych,

-w I półroczu 2008 roku – 0,37% kosztów administracyjnych.

 

Rozliczanie telefonów i podróży służbowych w jednostkach podległych:

Komisja dokonała analizy na podstawie danych przedstawionych przez każdą z jednostek.

 

Koszty podróży służbowych:

-2007 rok - 6.979,70 zł, co stanowi 1,82% kosztów administracyjnych,

-I półrocze 2008 roku - 3.298,52 zł, - 1,94% kosztów administracyjnych.

Koszty rozmów telefonicznych:

-2007 rok – 5.459,82 zł co stanowi 1,42% kosztów administracyjnych,

-I półrocze 2008 roku – 2.592,71 zł co stanowi 1,53% kosztów administracyjnych.

Nieliczne rozmowy prywatne były prowadzone za zgoda kierownika ośrodka oraz kontrolowane na podstawie otrzymywanych bilingów.

 

Gminny Ośrodek Kultury:

Koszty podróży służbowych:

-2007 rok – 900,61 zł, co stanowi 1,22% kosztów administracyjnych,

-I półrocze 2008 roku – 1030,18 zł -1,80 kosztów administracyjnych.

Koszty rozmów telefonicznych:

-2007 rok – 3.187,47 zł – 4,32% kosztów administracyjnych,

-I półrocze 2008 roku – 1.250,47 zł - 2,18 % kosztów administracyjnych.

W Gminnym Ośrodku Kultury pracownicy nie korzystają z telefonu służbowego w celach prywatnych, w związku z tym pracownikom nie są potrącane żadne kwoty.

 

 

 

Koszty podróży służbowych:

-2007 rok – 2.441,18 zł – 1,19 % kosztów administracyjnych,

-I półrocze – 1.739,23 – 1,84 % kosztów administracyjnych.

Koszty rozmów telefonicznych:

-2007 rok – 3.125,40 zł – 2,45% kosztów administracyjnych,

-I półrocze 2008 roku 1467,35 zł – 1,99% kosztów administracyjnych.

W Gminnym Zakładzie Komunalnym wszyscy pracownicy administracyjni posiadają prywatne telefony komórkowe i nie korzystają z aparatów służbowych w celach prywatnych.

 

Koszty podróży służbowych

Szkoła Podstawowa:

-2007 rok: 2.197,13 zł – 3% kosztów administracyjnych,

-I półrocze 2008 roku: 1.065,67 – 3% kosztów administracyjnych.

Gimnazjum:

-2007 rok: 3.120,78 zł – 5% kosztów administracyjnych,

-I półrocze 2008 roku: 2.553,46 zł – 7% kosztów administracyjnych.

 

Koszty rozmów telefonicznych:

Szkoła Podstawowa:

-2007 rok: 1.324,04 zł – 2% kosztów administracyjnych,

-I półrocze 2008 roku: 779,94 zł – 2% kosztów administracyjnych:

Gimnazjum:

-2007 rok: 2.925,85 zł – 4% kosztów administracyjnych,

-I półrocze 2008 roku: 1856,65 zł – 5% kosztów administracyjnych.

W ZSPiG z podróży służbowych korzystają głównie osoby wyjeżdżające na szkolenia, warsztaty oraz spotkania. Szkoła Podstawowa i Gimnazjum ma podpisane dwie umowy świadczenie usług telekomunikacyjnych z Telekomunikacją Polską S.A.

 

Koszty podróży służbowych:

-2007 rok: 1.608,56 zł – 0,40 % kosztów administracyjnych,

-I półrocze 2008 roku 337,20 zł: 0,28 % kosztów administracyjnych,

Koszty rozmów telefonicznych:

-2007 rok: 2.080,92 zł – 6%

-I półrocze 2008 roku: 1.172,77 4,72%

 

Koszty podróży służbowych:

-2007 rok: 790,12 zł – 0,84% kosztów administracyjnych,

-I półrocze 2008 roku: 548,86 zł – 0,33 % kosztów administracyjnych.

Koszty rozmów telefonicznych:

-2007 rok: 3.049,69 zł – 7,83% kosztów administracyjnych,

-I półrocze 2008 roku: 1.318,64 zł 5,67% – kosztów administracyjnych.

 

Koszty podróży służbowych:

-2007 rok: 321,70 zł – 0,06% kosztów administracyjnych,

-I półrocze 2008 roku: 15,10 zł – 0,0028% kosztów administracyjnych.

Koszty rozmów telefonicznych:

-2007 rok: 3.876,18 zł,

-I półrocze 2008 roku: 2.305,44 zł.

 

 

 

 

Wójt Gminy Sulików                                                                                                                  Członkowie Komisji Rewizyjnej

 

                                      

 

 

 

 

 

 

Komisja zapoznała się z informacją na temat wartości udziałów, jakie posiada Gmina Sulików w Spółkach MSWK SUPLAZ i ŁHK Sp. z o.o.

 

 

 

 

1)      Uchwałą nr 1/08 Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników Spółki Łużyckiej Higieny Komunalnej Sp. z o. o. w Zgorzelcu z dnia 28 marca 2008 r. Gmina Sulików podniosła kapitał zakładowy Spółki o kwotę 23.728,00 zł tj. 23 udziały. Udziały przekazane w postaci aportu to:

- samochód specjalny do zbiórki odpadów komunalnych na podwoziu samochodu ciężarowego STAR 1142 wraz ze skrzynią do odbioru nieczystości stałych SK – 1, rok produkcji 1998,

-595 sztuk pojemników o pojemności 110 litrów,

-9 sztuk pojemników o pojemności 1110 litrów.

2)      Uchwałą nr 2/08 Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników

Spółki Łużycka Higiena Komunalna Sp. z o. o. w Zgorzelcu z dnia 8 sierpnia 2008 r. Gmina Sulików przekazując aport w postaci:

- samochodu specjalnego do zbiórki odpadów komunalnych na podwoziu samochodu ciężarowego Renault Maskot 150.65, rok produkcji 2008 r.,

-pojemników do selektywnej zbiórki odpadów komunalnych o pojemności 1100 litrów w ilości 34 sztuk,

-podwyższenia udziałów poprzez wniesienie wkładu pieniężnego w wysokości 687,48 zł.

Aport ten powoduje objęcie 276 udziałów o wartości nominalnej 1000 zł każdy.

 

 

 

 

 

Członkowie Komisji Rewizyjnej